Google ha annunciato una riduzione dello spazio complessivo occupato dagli account dei domini Google Workspace (ex G Suite) for Education, a fine 2022 lo spazio non potrà superare i 100 Tb (Gmail, Drive, Foto e Drive condivisi).

E’ stata pertanto imposta una quota di 100 Gb per account.

Per evitare disservizi, siete invitati pertanto a ridurre fin da subito lo spazio occupato cancellando file obsoleti (copie di file, file di prova, file non più necessari, etc). Gli account con maggiore utilizzo di storage saranno periodicamente contattati via mail dal Servizio Posta Elettronica di Ateneo.

In particolare, è necessario:

  1. verificare la quantità di spazio di archiviazione che si sta utilizzando, https://drive.google.com/settings/storage.
  2. esaminare ed eliminare da Drive i file di grandi dimensioni o non necessari,  https://drive.google.com/drive/quota.
  3. esaminare ed eliminare dai Drive condivisi di cui si è proprietari i file di grandi dimensioni o non necessari,  https://drive.google.com/drive/shared-drives.
  4. eliminare i contenuti di Drive già copiati su un Drive condiviso. Se lo stesso file si trova in due posti diversi  potrebbe utilizzare una quantità doppia di spazio di archiviazione.
  5. eliminare le email di grandi dimensioni o non necessarie, vedere Gestire i file nello spazio di archiviazione di Google Drive e seguire le istruzioni per Gmail.
  6. spostare eventuali file di contenuto personale e non istituzionale nel proprio Google Drive personale.

Verifica e riduci lo spazio utilizzato per la posta elettronica

Accedi a Gmail -> Accesso alla casella da interfaccia Gmail -> in fondo alla pagina a sinistra trovi l’occupazione totale in GB

Cerca le mail più “pesanti” inserendo nella barra di ricerca di Gmail ‘has:attachment larger:10M’. Cerca mail precedenti a una certa data inserendo nella barra di ricerca di Gmail ‘before:enter date’. Cancella le mail non più necessarie. Per ottimizzare lo spazio occupato accedi al Cestino/Trash di Gmail e rimuovi i messaggi con “Svuota il Cestino adesso”.

Le mail di spam rimangono nella cartella cartella Spam per 30 giorni, cancella i messaggi con “Elimina tutti i messaggi spam adesso”.

Verifica e riduci lo spazio utilizzato da Drive e Foto

Per vedere la quantità di spazio utilizzata accedi alle impostazioni di archiviazione https://drive.google.com/settings/storage

Puoi ordinare i file in ordine di dimensione decrescente nella quota di spazio di archiviazione di Drive https://drive.google.com/drive/quota

Accedi a Drive, click su “Archiviazione” -> in alto compare lo spazio totale e la distribuzione tra Gmail, Drive e Foto e in basso l’elenco dei file di Drive ordinati dal più grande al più piccolo

Ordina i file per dimensione cliccando su “Spazio di archiviazione”. Elimina eventuali file non necessari. I file vengono mantenuti nel Cestino/Trash per 30 giorni, per ottimizzare lo spazio occupato accedi al Cestino dall’icona nel menu a sinistra e rimuovi i file anche dal cestino (Elimina definitivamente/Delete forever).

Suggerimenti del supporto Google per liberare spazio

https://support.google.com/drive/answer/6374270?hl=it

Sposta file da Drive a Microsoft OneDrive

Accedi a www.office.com con le tue credenziali istituzionali e segui l’icona OneDrive.

Lo spazio assegnato è al momento di 4 Tb. Guida all’uso di Microsoft OneDrive e SharePoint https://www.unimore.it/online/vedipag.html?p=104

Per spostare i file da Google Drive a OneDrive puoi scegliere una delle seguenti soluzioni:

  1. accedi a Google Drive via web, seleziona i file e le cartelle che vuoi scaricare, effettua il download in un file zip e caricali su OneDrive (adatto per piccoli volumi di file alla volta) https://support.microsoft.com/it-it/office/spostare-file-da-drive-a-onedrive-for-business-91054781-1bdd-4d5d-9480-be09f6958387
  2. installa Google Drive per Desktop (per Windows e per Mac) e copia i file da Drive a OneDrive usando l’interfaccia di gestione file
  3. utilizza l’app Takeout  e sposta direttori o l’intero contenuto di Drive su OneDrive. ATTENZIONE: al momento l’account richiesto per l’accesso a OneDrive non può essere quello Unimore, occorre un account personale (Business) di Microsoft. Per default è selezionato il contenuto di tutte le app, clicca su “Deseleziona tutto”

seleziona solo Drive e scegli quale cartelle esportare con “Tutti i dati di Drive inclusi”

clicca su “Passaggio successivo” e scegli “Aggiungi a OneDrive” come Metodo di recapito

clicca su “Collega gli account e crea l’esportazione” per connettere il tuo account OneDrive e migrare i file di Google Drive su OneDrive

Sposta file su Dropbox

In caso di account su Dropbox è possibile utilizzare Takeout per effettuare una copia cloud-cloud dei file memorizzati in Drive.

  1. Accedi da https://takeout.google.com/settings/takeout

Per default è selezionato il contenuto di tutte le app, clicca su “Deseleziona tutto”

seleziona solo Drive e scegli quale cartelle esportare con “Tutti i dati di Drive inclusi”

clicca su “Passaggio successivo” e scegli “Aggiungi a Dropbox” come Metodo di recapito

Informazioni e supporto

Email: supporto.posta@unimore.it

Riduci lo spazio occupato (Gmail, Drive) entro fine 2022